Más allá del RFQ: ¿Cómo elegir el proceso de licitación correcto para generar mejores decisiones de compra?

Por Leonardo Muñiz. Strategic Procurement Leader | Strategic Sourcing | CAPEX | Procurement Transformation

Alrededor de Compras se suele hablar comúnmente de procesos de RFI, RFP, RFQ, subastas electrónicas etc. Tanto por parte de los compradores como también de los stakeholders involucrados.

Sin embargo, no siempre existe claridad sobre el propósito y el momento adecuado para utilizar cada uno. ¿Te ha pasado esto en tu organización? 

Elegir la herramienta adecuada en el momento correcto puede marcar la diferencia entre una licitación que genera valor y otra que termina en retrabajos, aclaraciones o decisiones poco objetivas.

En este artículo revisaremos las diferencias que existen y cómo sacar provecho a las ventajas que cada una de estas figuras pueden dar a tu proceso de compra, así como destacar algunos elementos en los que hay que tener cautela con su uso.

Más que memorizar las siglas, el objetivo es entender qué información necesitamos obtener en cada etapa del proceso de compra. La siguiente tabla sirve como una guía práctica para elegir el RFx adecuado.

Elegir correctamente el proceso RFx constituye la base de una buena licitación. En otras palabras “el éxito de ésta depende mucho menos del formato utilizado y mucho más de la claridad con la que se diseña el proceso”. Esto implica involucrar desde el inicio a las áreas usuarias, técnicas, proyectos y cuando aplique a compliance, para construir en conjunto un proceso claro, específico y que incluya reglas claras para todos los participantes.

Aspectos como el alcance del proyecto, criterios de evaluación, calendario del proceso, fechas de aclaraciones, entrega de propuestas, condiciones de adjudicación entre otras; deben comunicarse de manera transparente desde el principio.

En mi experiencia, me ha tocado ver que uno de los procesos más subestimados dentro de Strategic Sourcing es el RFI, (Request for Information). Con frecuencia existe la presión por avanzar directamente hacia un RFQ, impulsada por la necesidad de obtener cotizaciones y comparar precios lo antes posible. Sin embargo, esa aparente rapidez suele traducirse en licitaciones con alcances ambiguos, múltiples rondas de aclaraciones y propuestas difíciles de comparar además de supuestos que no siempre han sido validados como: ¿Si realmente conocemos el mercado?, ¿Contamos con los mejores proveedores con las capacidades adecuadas para la categoría?, ¿Existen nuevas tecnologías, modelos de servicio o alternativas que aún no hemos explorado? 

El RFI brinda precisamente ese espacio para conocer el mercado y, además, permite realizar una evaluación cualitativa de los proveedores. 

Aspectos como su experiencia, capacidad técnica, cobertura geográfica, certificaciones, casos de éxito, capacidad instalada, estabilidad financiera o nivel de innovación pueden evaluarse antes de iniciar una licitación formal. Esta evaluación cualitativa se sugiere armarla en conjunto con el área usuario y técnica y servirá para invitar a aquellos proveedores que realmente cumplan con los requerimientos y sean candidatos óptimos para ser invitados a siguientes fases.

Se tiene la creencia falsa que un RFI va a “retrasar el proceso”, este es uno de los indicadores del porqué considero que estos RFI han sido subvalorados, pero por el contrario es la base para crear un RFP para evaluar distintas soluciones o un RFQ para comparar propuestas económicas en consecuencia será mucho más sólido, objetivo y competitivo.

En Procurement solemos dedicar mucho tiempo a negociar precios. Sin embargo, las mejores decisiones comienzan mucho antes de la negociación. Comienzan entendiendo el mercado, formulando las preguntas correctas y eligiendo el proceso RFx adecuado para cada necesidad.