Cuando entré a liderar el área comercial de Financing, con el objetivo de construir procesos comerciales para escalar el financiamiento de proveedores dentro del marketplace, me encontré con algo que no esperaba: el equipo operaba con varias Google Sheets con más de 800 leads usadas como “CRM”.
Para mí era un caos. RUTs con formatos distintos según quién los había ingresado, etapas de las cuentas sin ningún criterio homologado, campos vacíos, sin manera clara de saber en qué estado estaba cada oportunidad comercial ni qué había pasado en las últimas semanas. Imposible proyectar, dar seguimiento y ni hablar de escalar.
Para los ejecutivos, en cambio, era un sistema que conocían de memoria. Sabían exactamente dónde mirar, qué columna ignorar, cuál filtro usar. Llevaban meses trabajando así y cerrando negocios.
Salesforce, HubSpot, Pipedrive. Empecé a comparar. Armé una presentación mental del problema. Calculé cuánto tiempo perdíamos en duplicidades. Estaba listo para convencer al equipo de que había que cambiar todo.
Pero cuando empecé a hacer las preguntas correctas, algo se me revirtió. Empecé a entender que el problema era mío. Me faltaban datos, tenía poca trazabilidad, no podía hacer proyecciones confiables ni reportar con claridad hacia arriba. El dolor era real, pero era mi dolor. Para los ejecutivos su sistema actual funcionaba casi perfecto: era rápido, familiar, flexible. No necesitaban aprender nada nuevo para usarlo.
Y cambiar todo iba a costar tiempo, foco, curva de adopción y un ROI muy difícil de justificar en el corto plazo. Iba a generar fricción en un equipo que estaba produciendo. No era una apuesta obvia.
Fue ahí que alguien me recomendó probar con AppSheet de Google: una herramienta no-code que, tomando las mismas Sheets como base, permitía centralizar todo, estandarizar campos, crear una app interna sencilla y — lo más importante — obtener la reportería básica que yo necesitaba: cuentas ganadas por ejecutivo, número de cuentas por etapa, churn, tareas comerciales realizadas, tiempos de ciclo. Todo eso, sin destruir el flujo de trabajo que ya le funcionaba al equipo.
La implementación no fue mágica ni instantánea. Hubo que definir un esquema de campos, homologar criterios, limpiar datos históricos. Pero al estar construido sobre lo que ya existía, la resistencia fue mínima. Los ejecutivos no sintieron que les estaban cambiando su herramienta, más bien sentían que la herramienta que usaban ahora también les ayudaba a ellos.
A veces queremos ordenar todo demasiado rápido. Llegamos a un lugar nuevo, vemos el desorden y el primer reflejo es imponer estructura. Es comprensible, uno llega con energía, con ideas, con benchmarks de otros contextos.
Pero hay una pregunta que vale la pena hacerse antes de mover cualquier ficha: ¿para quién es el problema?
No se trata de imponer lo que uno cree correcto, sino de entender qué problema estamos resolviendo y para quién. Y a veces la respuesta más correcta y dura a la vez es que el problema es tuyo, no del equipo.
La solución actual tiene infinitas mejoras posibles, por supuesto. No es el destino final. Pero sí es un estadio intermedio sólido, que nos permite operar con visibilidad hoy, mientras construimos el caso de negocio real para migrar a un CRM más robusto en el momento adecuado.
A veces la mejor solución es la que parece más básica. La que genera más valor con la menor fricción. La que respeta lo que ya funciona en vez de destruirlo para empezar desde cero.
