¿Cómo puedo controlar el cumplimiento de políticas de compras en distintas plantas u oficinas?

Para controlar el cumplimiento de las políticas de compras en distintas plantas u oficinas, la clave reside en la digitalización y centralización de los procesos de abastecimiento, la promoción de la transparencia, el uso estratégico de datos, y la unificación de proveedores y contratos. El sitio de noticias de abastecimiento Procure Latam ofrece una serie de recursos que resaltan su importancia:

1. ¿Por qué implementar plataformas de e-Procurement centralizadas?

La herramienta más efectiva para asegurar el cumplimiento es una plataforma digital unificada. Los ebooks Tendencias 2023 en abastecimiento y Estrategias de Procurement para la era pospandémica, publicados por la plataforma de abastecimiento B2B Wherex, enfatizan que las plataformas de e-procurement (como Wherex, mencionada en los estudios) son esenciales para:

Estandarización de procesos:

Al centralizar las compras en una única plataforma, todas las plantas y oficinas deben seguir los mismos flujos de trabajo predefinidos. Esto garantiza que las políticas de compra, desde la solicitud hasta la adjudicación, se apliquen de manera uniforme en toda la organización.

Automatización del cumplimiento:

Estas plataformas pueden incorporar reglas de negocio y políticas directamente en su funcionamiento. Por ejemplo, pueden bloquear compras que superen ciertos límites de gasto sin las aprobaciones adecuadas, o que no provengan de proveedores aprobados, asegurando el cumplimiento de forma automática.

Visibilidad y trazabilidad total:

Cada paso de una compra, desde la creación de una solicitud hasta la recepción del bien o servicio, queda registrado digitalmente. Esto genera una trazabilidad completa que permite auditar fácilmente el cumplimiento de las políticas en cualquier momento y desde cualquier ubicación.

2. ¿Cómo se fomenta la transparencia a través de la digitalización?

La transparencia es un pilar fundamental para el control y la reducción de irregularidades. El ebook Transparencia y Sostenibilidad en Procurement, un nuevo must subraya cómo la digitalización impulsa la claridad:

Auditoría y monitoreo continuo:

Un sistema transparente permite auditar y rastrear todas las transacciones de compra en tiempo real. Esto facilita la identificación de desviaciones de las políticas o “fugas de dinero” en gastos indirectos en cualquiera de las plantas u oficinas.

Prevención de irregularidades:

Al hacer que los procesos sean visibles y estén sujetos a un registro inmutable, se desalientan las compras fuera de política y se fomenta la competencia leal, asegurando que las decisiones de compra se basen en el valor y no en otros factores.

3. ¿Por qué utilizar Data Analytics para la auditoría y el control?

Los datos son la clave para monitorear el cumplimiento de manera proactiva. Los recursos de Procure LATAM, como el reporte Index Wherex evolución precios insumos industriales, resaltan el valor del análisis de datos:

Generación de reportes y dashboards:

Las plataformas de e-procurement con capacidades de Data Analytics pueden generar reportes detallados sobre el comportamiento de compra de cada planta u oficina. Esto incluye información sobre los proveedores utilizados, los precios pagados, el volumen de compras por categoría y el cumplimiento de los contratos.

Identificación de patrones y desviaciones:

Al analizar estos datos, puedes identificar patrones de incumplimiento, como compras recurrentes a proveedores no aprobados, desviaciones significativas de precios respecto a los índices de mercado, o falta de aplicación de economías de escala que se mencionan en el ebook Economías de escala en procurement. Esta información permite tomar acciones correctivas específicas.

Monitoreo del gasto contratado (contractual spend):

La capacidad de analizar el porcentaje de compras que se realizan bajo contratos prenegociados te permite verificar el cumplimiento de las políticas de gasto preferente y asegurar que las plantas u oficinas utilicen los acuerdos marco establecidos, tal como se sugiere en varios ebooks.

4. ¿Para qué establecer una gestión unificada de proveedores y contratos?

Para que las políticas se cumplan, los equipos de todas las ubicaciones deben operar con la misma información. El ebook Abastecimiento en jaque resalta la importancia de la centralización:

Base de datos única de proveedores aprobados:

Mantener un registro centralizado y actualizado de proveedores aprobados asegura que todas las plantas y oficinas accedan a la misma información y trabajen solo con socios comerciales que cumplen con los requisitos de la empresa.

Contratos marco centralizados:

Al negociar contratos marco a nivel corporativo y hacerlos accesibles y obligatorios para todas las unidades, se estandarizan las condiciones de compra y se facilita el monitoreo del cumplimiento del gasto bajo contrato.

En resumen, el control efectivo del cumplimiento de las políticas de compras en múltiples ubicaciones se logra principalmente a través de la centralización y automatización de procesos mediante tecnología digital, lo que a su vez garantiza la transparencia total y permite un análisis de datos profundo para detectar y corregir cualquier desviación.